EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan mukainen tietosuojaseloste on laadittu sukuseuralle 3.4.2022.
Rekisterinpitäjä: Hans Petter Vuolan sukuseura.
Henkilötietojen käsittelijä: Sukututkimusrekisteri: Ari Silvennoinen, ari.silvennoinen(at)gmail.com Jäsenrekisteri: Ari Silvennoinen, ari.silvennoinen(at)gmail.com
Käsittelyn tarkoitus: Hans Petter Vuolan sukua koskevien suku- ja henkilöhistoriallisten tietojen kerääminen ja tallentaminen sukututkimusrekisteriin, Hans Petter Vuolan suvun sukukirjan julkaiseminen ja jäsenrekisterin ylläpitäminen.
Käsittelyn oikeusperuste: Sukututkimusrekisteri ja sukukirja: Rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteuttaminen (6 artikla 1f kohta). Jäsenrekisteri: Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (6 artikla 1c kohta).
Oikeutettu etu: Sukututkimusrekisteri: Historiallinen tutkimus ja sivistykselliset perusoikeudet. Sukukirjan julkaiseminen: Sananvapauden käyttäminen.
Tahot, joille tietoja luovutetaan: Sukututkimusrekisteri: Henkilötietoja siirretään sukukirjan käsikirjoituksen pohja-aineistoksi, henkilötietoja ei siirretä kolmanteen maahan. Jäsenrekisteri: Elossa olevien rekisteröityjen yhteystietoja käsitellään ainoastaan mahdollisen jäsenmaksun kantamiseksi ja sukuseuran viestintätarkoituksissa.
Käsiteltävät henkilötiedot: Sukututkimusrekisteri: Suku- ja henkilöhistoriallisen tutkimuksen kannalta tarpeelliset henkilötiedot. Elossa olevien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja, rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja ja henkilötunnuksia ei käsitellä. Henkilötiedot on saatu osaksi rekisteröidyiltä itseltään, osaksi viranomaisen henkilörekistereistä (lähinnä väestötietojärjestelmästä ja evankelisluterilaisen kirkon kirkonkirjoista) sekä arkistoista ja painetuista lähteistä. Jäsenrekisteri: Yhdistyslain säätämät henkilötiedot (jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka, ulkomaalaisen osalta kansalaisuus). Tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään.
Henkilötietojen säilytysaika: Sukututkimusrekisteri: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin rekisterinpitäjä ylläpitää sukututkimusrekisteriä. Sen päätyttyä sukututkimusrekisteri joko siirretään yleisen edun mukaisiin arkistointitarkoituksiin tai hävitetään. Jäsenrekisteri: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen ja poistetaan mahdollisimman pian jäsenyyden päätyttyä.
Käsittelyn turvatoimet: Rekisterinpitäjä varmistaa riittävän tietoturvan mm. suojaamalla tiedot luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta vahingoittumiselta ja häviämiseltä. Rekisterinpitäjä käyttää luotettavia tietojärjestelmien ja palvelinpalveluiden toimittajia, joilla on asianmukaiset suojaukset. Rekisterinpitäjä pitää tietojärjestelmänsä jatkuvasti ajantasaisina ja tietoturvallisina sekä huolehtii varmuuskopioista. Rekisterinpitäjä ei käsittele Henkilötietoja, jotka todennäköisesti aiheuttaisivat rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin.
Rekisteröidyn oikeudet: Oikeus saada tieto omien henkiltietojensa käsittelystä, oikeus pyytää pääsy omiin henkilötietoihinsa, oikeus pyytää oman henkilötietonsa oikaisemista tai poistamista, oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa käsittelyä, oikeus siirtää tiedot toiseen järjestelmään, oikeus tehdä käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetulle.
Hans Petter Vuolan sukuseuran hallitus 3.4.2022
